Отдел организационной работы

Основные функции:

• Прием, обработка, регистрация с подготовкой проектов резолюций для Министра  входящей корреспонденции и обращений граждан, в т.ч. полученной по факсу и по электронной почте официального электронного адреса, размещенного на сайте Министерства, в единой межведомственной системе электронного документооборота (далее - ЕМСЭД) и межведомственной системе электронного документооборота (далее - МЭДО).Осуществление учетно-справочной работы по входящей корреспонденции и обращениям граждан, поступающих в Министерство.
• Подготовка проектов резолюций Министра или должностного лица, временно исполняющего его обязанности,  в ЕМСЭД по входящим документам и обращениям граждан.
• Установка контрольных сроков в ЕМСЭД на входящие документы и обращения граждан
• Регистрация исходящих документов, в т.ч. исходящих ответов на обращения граждан, в ЕМСЭД  и МЭДО.
• Регистрация организационно-распорядительных документов по основной и административно-хозяйственной деятельности Министерства в ЕМСЭД.
• Ведение, регистрация протоколов аппаратных совещаний Министерства.
• Обработка исходящей корреспонденции разных категорий (простые, заказные, заказные с уведомлением, бандероли)  на франкировальной машине, подготовка описей, отправка по почтовой, фельдъегерской связью.
• Осуществление экспресс-отправки исходящей корреспонденции согласно договора со специализированной службой экспресс-доставки.
• Осуществление контроля исполнения структурными подразделениями Министерства поручений Президента Республики Татарстан, Премьер-министра Республики Татарстан, Руководителя Аппарата Президента Республики Татарстан, заместителей Премьер-министра Республики Татарстан, вышестоящих органов власти.
• Ведение ГИС РТ «Система планирования и контроля мероприятий в Республике Татарстан» и бюллетеня мероприятий Министерства.
• Осуществление сбора, обобщения и передачи в Кабинет Министров Республики Татарстан предложений Министерства для включения в планы (недельный, месячный, квартальный, годовой) работы Кабинета Министров Республики Татарстан. 
• Организационное обеспечение заседаний Коллегий, аппаратных совещаний, др. мероприятий Министерства, проводимых с участием Министра.
• Организация подготовки поздравлений от имени Министра официальных лиц, руководителей министерств и ведомств,  ветеранов Министерства с праздниками, юбилеями, другими торжественными событиями от имени Министра с составлением ежемесячных списков адресатов для поздравлений.
• Разработка инструкции по делопроизводству в Министерстве.
• Организация разработки, составления сводной номенклатуры дел Министерства; контроль правильности формирования и оформления дел структурными подразделениями согласно номенклатуре дел Министерства.
• Организация разработки годового плана работы Министерства.
• Организация подписки на периодическую печатную продукцию в Министерстве.
• Подготовка отчетов по документообороту, личному приему граждан.
• Представление  ежемесячного отчета в Аппарат Президента Республики Татарстан по личному приему граждан в Министерстве.
• Составление ежеквартального отчета по использованию бланков строгой отчетности структурными подразделениями Министерства, актов на уничтожение.
• Организация ведения архивного делопроизводства в Министерстве.
• Контроль соблюдения порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства в ЕМСЭД, ведения делопроизводства.
• Контроль соблюдения установленных стандартов и требований по делопроизводству, правил оформления документов при подготовке проектов документов в Министерстве.
• Оказание методической помощи структурным подразделениям Министерства, подведомственным учреждениям по вопросам делопроизводства.